Die Stadt Rudolstadt startet am 01.01.2021 die elektronische Rechnungsbearbeitung. Wir sind seitens des Gesetzgebers verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und elektronisch weiterzuverarbeiten. In diesem Kontext haben wir uns entschieden, den gesamten Rechnungseingang in der Verwaltung digital abzubilden. Das heißt, dass wir auch postalisch verschickte Rechnungen künftig digital erfassen und verarbeiten. Dafür benötigt es verschiedene Mindestanforderungen an die verschickten Rechnungen. Alle Informationen erhalten Sie im Folgenden:

 


Zentrale Rechnungsanschrift

Die Stadt Rudolstadt hat ab 01.01.2021 eine zentrale Rechnungsanschrift bei der Post hinterlegt. Dieses genutzte Postfach ermöglicht es, dass Ihre Rechnungen schnell und direkt beim zuständigen Bearbeiter eingehen. Es ist deshalb erforderlich, dass Sie Ihre Firmendaten auf unsere neue Rechnungsadresse umstellen.

 

Die korrekte Adresse

Für alle Rechnungen gilt folgende Adresse

Zentraler Rechnungseingang
Stadt Rudolstadt

<Organisationseinheit/ BGA>
Postfach 10 01 02
07391 Rudolstadt

Verwenden Sie für Rechnungsdokumente nicht mehr die Ihnen bekannten Anschriften.

Dokumente, welche keine Rechnungen sind, versenden Sie bitte auch weiterhin an die Ihnen bekannten Adressen.

 

Zuordnung zu einer Organisationseinheit/ Betrieb gewerblicher Art (BgA)

In der oben genannten Anschrift ist ein Platzhalter <Organisationseinheit/BGA> aufgeführt. Die korrekte Erwiderung der Rechnungsanschrift ermöglicht uns eine sofortige Zuordnung. Beachten Sie auch die Formblätter zum zentralen Rechnungseingang.

Die richtige Bezeichnung der Fachbereiche, Fachdienste und Sachgebiete können Sie hier einsehen:

Betriebe gewerblicher Art müssen aus steuerrechtlichen Verpflichtungen explizit in der Rechnungsadresse ausgewiesen sein. Ist diese nicht korrekt, wird die Rechnung von der Stadt Rudolstadt zurückgewiesen. Eine Übersicht unserer BgA finden Sie hier:

Im Zweifel fragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner bezüglich Auftrag oder Vertrag nach.

 

 

 


Anforderungen an eine Rechnung

 

 

Gesetzliche Anforderungen

Bitte beachten Sie auch weiterhin strikt die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz.

Rechnungsnummern dürfen keinesfalls doppelt vergeben werden. Auch wenn eine Rechnung von der Stadt abgelehnt und anschließend eine korrigierte Rechnung an die Stadt Rudolstadt übersandt wird, ist die korrigierte Rechnung stets mit einer neuen beziehungsweise abgeänderten Rechnungsnummer zu versehen.

 

Fachliche Anforderungen

Wir müssen Ihre Rechnung einem Auftrag zuordnen können. Bitte schauen Sie auf dem Auftrag, der Bestellung oder im Vertrag nach und fügen Sie der Rechnung mindestens eines der nachfolgend aufgeführten Kennzeichen bei:

  • Auftragsnummer/ Bestellnummer der Stadt Rudolstadt
  • Vertragsnummer
  • Name des Bestellers bzw. Ansprechpartners
  • gegebenenfalls andere Rechnungskennzeichen

 

Elektronische Rechnung

Die Stadt Rudolstadt versucht medienbruchfrei elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Sie können Ihren Papierverbrauch reduzieren, sparen daneben noch Druck- und Portokosten. Die Rechnung ist wesentlich schneller in unserem Haus und schneller bearbeitet.

 

Allgemeines

Der Zugang steht allen Berechtigten frei zu Verfügung.

Berechtigt ist jedes Unternehmen oder jede Person, welche eine Leistung im Auftrag der Stadt Rudolstadt erbringt und im Rahmen der Vertragsbeziehung berechtigt ist, diese in Rechnung zu stellen. Im Folgenden wird dieser Personenkreis als Geschäftspartner bezeichnet.

Der Geschäftspartner hat entsprechende Formerfordernisse in Bezug auf das Rechnungsdokument einzuhalten. Die entsprechenden Regelungen sind im Abschnitt "Übermittlung und Format" aufgeführt.

 

Zulässige Dokumente

Elektronische Rechnungsdokumente im Sinne dieser Regelung sind sowohl Rechnungen als auch Gutschriften.

Begründende Unterlagen sind Teil des Rechnungsdokumentes und können unter Berücksichtigung des Abschnitts "Übermittlung und Format" gemeinsam mit der Rechnung versendet werden. Dies sind insbesondere:

  • Stundennachweise
  • Auflistung erbrachter Leistungen und oder gelieferter Waren (zum Beispiel Materialzettel, Lieferscheine und ähnliches)

Mahnungen stellen kein elektronisches Rechnungsdokument im Sinne dieser Regelung dar und sind daher direkt an den zuständigen Bearbeiter zu versenden (Kontaktdaten siehe Beauftragung).

Folgende Dokumente stellen ebenfalls keine elektronischen Rechnungsdokumente im Sinne dieser Regelungen dar und dürfen als solche auch nicht an die zentrale Rechnungs-E-Mailadresse übermittelt werden:

  • Werbeflyer
  • Kataloge
  • sonstige elektronische Medien (digitale Baupläne, Bild-, Film- oder Musikdateien und ähnliches)
  • sonstige Korrespondenz

Rechnungen sind in Bezug auf die Auflistung der Leistungspositionen anonymisiert einzureichen. Personenbezogene Daten in den Leistungspositionen, welche eine Identifizierung einer Person ermöglichen, dürfen nicht übermittelt werden. Dies gilt vor allem für den Schutz von Sozial- und Gesundheitsdaten (zum Beispiel Gutachten oder Untersuchungsergebnisse).

Ist eine Anonymisierung der Rechnung nicht möglich, so darf die Rechnung nicht über das elektronische Rechnungspostfach übermittelt werden.

Personenbezogene Daten im Rechnungskopf (zum Beispiel Name des Rechnungserstellers oder eine E-Mailadresse des Ansprechpartners) fallen nicht unter diese Regelung.

 


Übermittlung und Format

 

 

Übermittlung

Die Übermittlung der Rechnung erfolgt als Anhang zu einer E-Mail.

Jede E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten. Befinden sich mehrere Rechnungen in einer E-Mail wird nur die erste Rechnungsdatei verarbeitet. Die weiteren Rechnungen gelten als nicht zugegangen.

Rechnungsbegründende Unterlagen wie Auflistung erbrachter Leistungen und oder gelieferter Waren (zum Beispiel Materialzettel, Stundenzettel und ähnliches) können als Anlage in der gleichen E-Mail versendet werden.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse:

erechnung@rudolstadt.de

Rechnungen, welche an andere E-Mail-Adressen der Stadt Rudolstadt gesendet werden (zum Beispiel Mitarbeiter-Mailadressen), werden nicht verarbeitet und gelten als nicht zugegangen.

Textinhalte der E-Mail werden aufgrund der automatisierten Verarbeitung nicht gelesen. Der Geschäftspartner verzichtet auf die Übersendung von relevanten Informationen im Mail-Body.

Bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen ist der zusätzliche Versand der gleichen Rechnung in Papierform nicht zulässig.

 

Format

Zur Rechnungsstellung gegenüber der Stadt Rudolstadt werden folgende Dateiformate akzeptiert:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD-Format
  • PDF

Es können ausschließlich unverschlüsselte Dateien verarbeitet werden.

Die maximale Größe einer E-Mail darf 15 MB nicht überschreiten.

Eine im Format XRechnung übergebene Rechnung muss die Leitweg-ID 16073076-0001-96 enthalten. Die Anmeldung erfolgt über https://xrechnung-bdr.de/ .

Der Geschäftspartner verpflichtet sich nur gut lesbare, maschinell erstellte Dokumente zu übersenden. Handschriftliche Dokumente können nicht verarbeitet werden und werden daher abgelehnt.

 

Datenschutz

Die Kontaktdaten des/der Verantwortlichen entnehmen Sie bitte unserem Impressum.

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten:

Stadt Rudolstadt
Datenschutzbeauftragte/r
07407 Rudolstadt

E-Mail: datenschutz@rudolstadt.de
Telefon: 03672 486-936
Fax: 03672 486-127